In questo articolo spiegheremo come utilizzare Microsoft Teams come centralino VoIP per la tua azienda italiana. Con le funzionalità avanzate di chiamate e conferenze telefoniche, potrai migliorare la comunicazione interna ed esterna della tua azienda e aumentare l'efficienza del tuo team. Potrai ricevere le chiamate dalla PSTN direttamente al tuo client Teams e il tuo client Teams potrà sostituire completamente o affiancare la telefonia Voip aziendale come mai fatto prima.
Configurazione di Microsoft Teams come centralino VoIP
In questa sezione spiegheremo come configurare Microsoft Teams per utilizzarlo come centralino VoIP per la tua azienda italiana. Verranno descritte le impostazioni necessarie per utilizzare i numeri di telefono Italiani DID (Direct Inward Dialing) per le chiamate in entrata e in uscita.
Il primo passaggio tecnico fondamentale è "portare" i propri numeri di telefono della PSTN; dove con il termine "portare" si intende l'operazione di porting o migrazione dei DID da un operatore di telecomunicazione ad un altro. Significa semplicemente contattare un operatore sul mercato con le licenze di telecomunicazione e il know how voip necessario a richiedere al ministero delle telecomunicazione la presa in carico della vostra numerazione. Questa operazione di "portabilità" dei numeri DID necessita di una vostra bolletta telefonica dell'azienda dove cercare il "codice di migrazione", ovvero un codice alfanumerico, che permetterà all'operatore come BZsolutions di occuparsi di tutta la burocrazia necessaria ad espletare la migrazione dei vostri numeri o DID dall'attuale operatore al nuovo operatore di telecomunicazioni. Molti sono gli operatori sul mercato che possono espletare queste operazione di "porting", di fatto sono tutti gli operatori che hanno ottenuto la licenza di operatore di telecomunicazione. Ma non tutti possono configurarli per poter operare con il centralino Teams di Microsoft.
"Centralino Teams di Microsoft" forse è una definizione impropria, ma in realtà spiega molto bene quello che Microsoft sta sviluppando col l'applicativo Teams: entrando nella pagina di amministrazione di Teams si hanno a disposizione la maggior parte delle funzionalità che normalmente si trovano nei centralini voip di ultima generazione. Ma le funzionalità avanzate saranno argomento di un altro capitolo di questo articolo.
Ora vorrei soffermarmi sull'aspetto tecnico del "link" che è peculiarità della soluzione implementata da BZSolutions e che è cuore pulsante attorno al quale cresce e si sviluppa l'integrazione delle chiamate della PSTN e il client Teams. Il cuore della soluzione è la costituzione di un trunk voip prioritario criptato TLS tra la piattaforma di BZSolutions e i server SBC voip di Microsoft che hanno nomi tipicamente come pstnhub.microsoft.com o similari. Questi server fanno parte dell'universo Office 365 e forniscono la funzionalità di chiamate PSTN al vostro Tenant, dove per Tenant si intende un'istanza dedicata dei servizi di Microsoft 365 e dei dati dell'organizzazione archiviati in una posizione predefinita specifica. Quindi i server SBC di BZSolutions che forniscono la telefonia tradizionale PSTN già a migliaia di aziende e utenti sono stati collegati con più trunk Voip ridondati e criptati TLS con i paritetici server SBC di Microsoft permettendo la comunicazione tra DID della PSTN con gli utenti del Tenant Microsoft. Ed infine l'ultimo ma non meno importante anello di congiunzione è stato quello di creare tutta l'infrastruttura necessaria per collegare il numero PSTN ad un determinato utente del tenant in modo univoco.
Processi molto complicati e tecnologicamente avanzati e che sono stati semplificati in un moderno e semplice pannello di controllo web che permette all'amministratore di rete di operare in autonomia senza dover conoscere tutti i dettagli tecnici.
L'obiettivo è di rendere fruibile la funzionalità Teams2PSTN nella stessa modalità con cui si gestiscono le licenze Microsoft all'interno del proprio Tenant, come del dominio , di Exchange o di qualsiasi altra applicazione Office 365.
Lo sforzo dietro questi sviluppi sono enormi ma i risultati ci premiano con una soluzione ottimale che permette facilmente di usare il centralino Microsoft, anche in parallelo al proprio centralino voip, per le aziende italiane aumentandone l'efficienza e l'integrazione.
Il pannello di controllo è raggiungibile al seguente link e le istruzioni su come utilizzarlo saranno oggetto di un ulteriore articolo.
Funzionalità avanzate di chiamate e conferenze
In questa sezione verranno descritte le funzionalità avanzate di chiamate e conferenze disponibili in Microsoft Teams, come la registrazione delle chiamate, la trasferimento di chiamate, la messaggistica istantanea e la condivisione dello schermo. Verranno inoltre forniti esempi di come queste funzionalità possono essere utilizzate per migliorare la comunicazione interna ed esterna della tua azienda.
Ma prima vorrei attirare l'attenzione su una soluzione tecnica implementata da BZSolutions e soltanto da questo operatore delle telecomunicazioni. I dettagli sono stati trattati in altro articolo disponibile al seguente link ovvero alla possibilità di migrare a Teams senza rinunciare al proprio centralino PBX Voip. Normalmente quando la chiamata ad un numero DID geografico arriva al server SBC "autoritario" per lo smistamento al cliente finale si instaura una relazione biunivoca in modo da assegnare al DID un solo utente o servizio. Ma con l'avvento del centralino Microsoft questo significa eliminare il proprio centralino Voip PBX e dover fare un grande cambiamento nelle infrastrutture aziendali. Di fatto significa eliminare tutti i telefoni Voip e utilizzare solo i client Teams. Scelta condivisibile ma anche un passaggio che spesso si dimostra complicato e non privo di incognite. Una soluzione ibrida come quella implementata da BZSolutions risulta in questi casi vincente. Ciò che è stato sviluppato è una funzionalità di sdoppiamento, o meglio detto tecnicamente di fork, della chiamata quando arriva al SBC di BZsolutions che permette di far arrivare la chiamata contemporaneamente sia al vecchio centralino Voip PBX sia al nuovo centralino Microsoft pstn.microsft.com e la chiamata viene gestita da chi risponde per prima. Cioè, per chi ha sia il client Teams che il telefono voip attivo, quando arriva la chiamata, entrambi i sistemi squilleranno e l'utente potrà scegliere liberamente se rispondere dalla cornetta oppure dal client Teams del proprio pc, laptop o cellulare. E' facile così la migrazione: è semplice e gestibile in piccoli passi senza traumi infrastrutturali e permettendo sempre all'azienda e a tutti i colleghi di adattarsi nel migliore dei modi e in tempi differenti.
Il fork della chiamata può a tutti gli effetti essere considerata la funzionalità più avanzata di questa soluzione di centralino Microsoft. Ma ora passiamo ad analizzare le altre. Rimane facile che se avete un vostro Tenant Microsoft, e se state leggendo questo articolo probabilmente è vero, potete aprire la pagina di amministrazione di Teams al link e inserire le vostre credenziali.
Si aprirà una schermata come quella seguente:
E' facile ora navigare tra i menù e verificare le potenzialità di questo strumento. A parte i soliti menù per poter configurare i client e distribuire le configurazioni con pochi click vi è la sezione meeting e Voice oltre a delle estrementente utili sezioni di Analytics & report che aiutano a mantenere l'infrastruttura in ottima salute tecnica 😉
Ma sicuramente il menù più corposo e fondamentale per il Teams 2 PSTN è il menù "Voice" all'interno del quale si sviluppano le configurazioni per le routes, i trunk, gli SBC del Tenant e molti altri. Se non lo aveste mai visto vi metto uno screen shot qui sotto e sono sicuro che se siete "voip oriented" vi stuzzicherà la curiosità e ne comprenderete facilmente il potenziale:
Stiamo parlando di:
- Direct routing,
- Calling policies,
- call hold policies,
- call park policies,
- caller id policies,
- Dial plan,
- emergency policies,
- voice routing,
- voice mail
- e molto di più...
Cioè di tutto ciò che serve per configurare un centralino Voip moderno e ottimizzato con tutta la tecnologia e la potenza di Microsoft.
Conclusione
In questo articolo abbiamo accennato a come utilizzare Microsoft Teams come centralino VoIP per la tua azienda italiana e come sfruttare le funzionalità avanzate di chiamate e conferenze per migliorare la comunicazione interna ed esterna della tua azienda. Utilizzando i numeri di telefono Italian VoIP DID, potrai aumentare l'efficienza del tuo team e migliorare la customer experience.
Una descrizione in inglese del servizio è disponibile alla pagina teams2pstn
Smartworking comunicazione integrata Teams e Voip in collaborazione con www.bzsolutions.it